资料员是负责工程项目、企业运营或其他活动中资料管理工作的专业人员，其工作贯穿项目或业务活动的全过程，对项目顺利推进和企业信息管理起着关键作用。以下从多个方面详细介绍：
1. 主要工作内容
资料收集：从项目各部门、参与方及外部机构获取相关资料。如在建筑工程项目中，需收集施工图纸、设计变更通知、施工单位的施工方案、材料供应商提供的产品合格证明与检验报告等。收集范围广泛，要求资料员熟悉项目流程，明确各阶段应获取的资料。
资料整理与分类：对收集到的资料进行系统整理，依据资料性质、来源、时间等标准分类。以工程项目资料为例，可分为工程前期文件（如立项文件、规划许可证等）、施工过程资料（如施工日志、隐蔽工程验收记录等）、竣工验收资料（如竣工报告、质量验收报告等）。通过分类，便于资料的查找与管理。
资料编制与录入：部分资料无现成模板，需资料员依据规范与实际情况编制。如编写工程资料目录、资料说明等文件。同时，将纸质资料中的关键信息录入电子文档，建立电子资料数据库，实现资料的信息化管理，提高检索与利用效率。
资料审核与把关：核查资料的真实性、完整性、准确性与规范性。检查资料中的数据是否准确，签字盖章是否齐全，文件格式是否符合要求。如发现问题，及时与相关人员沟通修改，确保资料质量。
资料保管与存档：选择合适的存储方式与介质保管资料。纸质资料存放于专用文件柜，按类别、项目阶段有序排列；电子资料存储于服务器或移动存储设备，并定期备份。建立完善的检索系统，方便资料的快速查找与调用。此外，要确保存储环境安全，防止资料损坏、丢失或泄露。
2. 工作意义
项目管理支持：为项目各阶段提供准确、及时的资料支持。在项目规划阶段，提供前期调研资料与类似项目案例；施工阶段，为质量控制、进度管理提供依据；竣工验收阶段，完整的资料是项目通过验收的必备条件。
企业知识管理：积累企业项目经验与业务资料，为后续项目开展提供参考。新员工可通过查阅资料了解企业业务流程与项目情况，加速融入工作。
合规性保障：确保企业或项目资料符合法律法规与行业标准要求。如建筑工程资料需遵循建设工程文件归档规范等标准，为项目的合法性与合规性提供证明。
风险防范：完整的资料可在出现纠纷、审计等情况时，为企业提供有力证据，降低法律与经营风险。如在工程质量纠纷中，施工过程资料可证明施工方的工作符合规范。
3. 职业技能要求
专业知识：熟悉所在行业的资料管理规范与标准，如建筑资料员需掌握《建设工程文件归档规范》；了解项目相关的专业知识，如工程建设流程、产品生产工艺等，以便更好地理解和管理资料。
文档处理能力：熟练使用办公软件，如 Word 用于编制文件、Excel 用于数据统计与分析、PowerPoint 用于汇报展示；掌握资料管理软件，如工程资料管理软件，实现资料的电子化管理与高效检索。
沟通协调能力：与项目各参与方密切沟通，包括内部的设计、施工、质检等部门，以及外部的供应商、监管机构等。能够清晰传达资料需求，协调各方及时提供准确资料。
细心与责任心：资料管理工作繁琐，需细心对待每一份资料，确保资料准确无误。同时，要有高度的责任心，妥善保管资料，防止资料丢失、损坏或泄露。