资料员职责指的是资料员在工作中应承担的责任和履行的义务，明确了其在资料管理工作中的具体任务与工作方向，对确保资料管理工作的有序开展至关重要。以下从不同方面阐述资料员的主要职责：
资料收集职责
全面性收集：负责从项目或业务活动的各个相关方收集资料。在工程项目中，要从建设单位、设计单位、施工单位、监理单位以及材料设备供应商等多方获取资料。例如，从建设单位收集项目立项文件、规划许可等前期资料；从设计单位获取施工图纸、设计变更通知；从施工单位收集施工过程中的各类记录，如施工日志、隐蔽工程验收记录；从供应商处收集材料的质量证明文件、检验报告等。确保涵盖项目从筹备到结束全过程产生的所有重要资料，不遗漏关键信息。
及时性跟进：按照项目进度和资料产生节点，及时跟进资料的收集工作。提前与各相关方沟通资料交付时间和要求，避免因资料延误影响项目整体进展。例如，在工程基础施工完成后，及时向施工单位索要基础验收资料，为后续施工资料的连贯性和完整性提供保障。
资料整理与分类职责
科学分类：依据资料的性质、来源、时间等因素进行系统分类。如将工程资料分为工程前期文件、施工技术资料、施工物资资料、施工记录资料、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录等类别。在企业行政管理中，可将资料分为行政文件、人事档案、财务资料、业务合同等类别。通过合理分类，便于资料的查找、检索和管理。
规范整理：对收集到的资料进行整理，确保资料的整齐、有序。例如，去除资料中的杂物、修补破损页面；对纸张大小不一致的资料进行统一规格处理；按照分类结果，将资料进行编号、装订，并编制详细的目录，使每份资料都有清晰的索引，方便快速定位和查阅。
资料编制与录入职责
自主编制：对于一些没有现成模板或需要根据项目实际情况总结编写的资料，资料员要负责编制。例如，编写工程概况表，详细介绍工程项目的基本信息、建设规模、结构形式等；编制资料总说明，阐述资料的组成、编制依据、编制过程等内容。编制过程需遵循相关规范和标准，确保资料内容准确、表述清晰。
数据录入：将纸质资料中的关键信息录入电子文档或专门的资料管理系统，建立电子资料数据库。例如，将工程材料的检验数据、设备的规格参数等录入 Excel 表格，方便进行数据统计、分析和检索。同时，要保证录入数据的准确性，录入后进行核对，避免出现错误。
资料审核职责
真实性审核：核查资料内容是否与实际情况相符，防止虚假资料混入。例如，在工程资料审核中，检查施工记录是否真实反映了施工过程，材料检验报告的数据是否与实际使用的材料一致。对于可疑的数据和信息，及时与相关人员核实，确保资料真实可靠。
完整性审核：检查资料是否齐全，有无缺失关键文件或信息。例如，一份完整的工程竣工验收资料应包括竣工报告、质量验收报告、竣工图等多项文件，资料员要逐一核对，确保资料无遗漏，满足项目管理和存档要求。
准确性审核：审查资料中的数据计算是否准确、逻辑是否合理、文字表述是否清晰。如在审核工程预算资料时，检查各项费用的计算是否正确，工程量的计算是否符合规定的计算规则。对于存在错误或模糊不清的地方，要求相关人员进行修正。
规范性审核：依据相关行业标准、规范和企业内部规定，审核资料的格式、签字盖章、文件编号等是否规范。例如，工程资料的表格形式应符合建设工程文件归档规范的要求，签字盖章必须齐全且符合规定的签署流程。对不符合规范的资料，退回相关责任人进行整改。
资料保管与存档职责
安全存储：选择合适的存储环境和设备，确保资料的安全保存。纸质资料应存放于干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用文件柜中；电子资料存储在安全的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，设置访问权限，限制无关人员对资料的访问，确保资料的保密性。
有序存档：按照分类和编号规则，将审核通过的资料进行存档。建立详细的存档目录，记录每份资料的存档位置、存入时间等信息，方便快速查找和调用。例如，在文件柜上标注资料类别和编号范围，在电子存储设备中建立清晰的文件夹结构，并使用规范的命名方式，提高资料的管理效率。
资料更新与维护：随着项目的推进或业务的发展，及时更新资料，确保资料始终反映最新的情况。例如，当工程发生设计变更时，及时更换相应的施工图纸，并在资料目录中进行标注；对于过期或不再适用的资料，按照规定的程序进行清理和销毁，保证存档资料的有效性。